会社で無駄だと思うことトップ５
会社に勤め始めてから、無駄なことが多いと常々感じています。
無駄だと思っている人間が少なからず居るはずなのに、
「今までやってきた方法の方が楽だから」
「世間一般的にそうだから」
と常識を疑うことなく無駄なことを続けているように見えます。
今回はそんな無駄をランキング形式にしてみました。
題して「会社で無駄だと思うことトップ５」です。
ただし、このランキングは私の経験と感情を元にランク付けしているので、
全く違うと思う人もいるかと思います。
あくまでこれを参考にして、
自身の仕事においてどんなことが無駄か考えてみてください。
第５位 メール
メールの中で無駄だと思うのは、情報共有を目的とした余計なCCメールです。
業務のメールの場合、
個人間のやりとりだとしても大抵の場合は関係者をCCに入れるかと思います。
証跡としてメーリングリストのアドレスをCCに入れることもあります。
このとき、受け取る人にとって本当に必要な情報であれば有益なのですが、
大勢が「関係ありそうな人までCCに入れなきゃいけない」
という固定概念をもっている結果、
受け取った人のアクションに繋がらないような
重要度の低いメールまで流れてきます。
（もはや迷惑メール）
すると、CCでメールがたくさん流れてくる人は、
整理する作業に追われてしまいます。
必要な情報を選別するのは本来かける必要のない労力だと思います。
なので、私は最小限の人しかCCに入れないようにしています。
また、メールは文面を作成するのに手間がかかるので、
できれば社内コミュニケーションはチャットツール、
社外コミュニケ－ションはメールというように使い分けたいです。
第４位 電話
電話は相手の時間を拘束する行為だと思っているので、
かけることに抵抗があります。
それにもかかわらず、
特に大した用でもないのに無神経に電話を掛けてくる人がいます。
（メールなどで済む内容なのに）
電話には一度に多くの情報をリアルタイムで交換できるメリットがありますが、
リアルタイムゆえにかけてきた相手のタイミングに合わせなければなりません。
なので、即座に話さなければならないとき以外はかけないようにしています。
また、電話の取り次ぎも本当に無駄。
掛け手→取り次ぎ→受け手の携帯 と転送されていくならば、
掛け手→受け手の携帯 で直接やりとりして欲しいです。
「○○（会社名）の○○と申します。」
「お世話になっております。」
「○○さんいらっしゃいますか？」
のくだりが要りませんし、
直接繋がらないならばメールなど他の手段に切り替えればいい話です。
固定電話無くしちゃった方が良いかもしれませんね。
第３位 通勤
外出などで外に出て作業をすることはあるかもしれませんが、
ホワイトカラーの仕事のほとんどは一人で作業するものだと認識しているので、
わざわざ会社に集まらなくても仕事はできると思います。
実際、育児をしている人は在宅勤務しているケースがあり、
家にいても社内サーバにアクセスして
通話アプリなどでコミュニケーションをとれば仕事はできています。
おまけに、通勤すると満員電車に巻き込まれるんですよね。
満員電車の経済的損失は年間3240億円（！）と言われていて、
社会的に無視できない問題だと思います。
第２位 紙媒体での承認作業
今勤めている会社では基本的に承認はすべてワークフローで行なっていますが、
他の会社で紙媒体を使っていてビックリしました。
紙だと実物を持ち運ぶ手間がかかりますし、紛失のリスクがあります。
さらに、差し戻しになるとまた紙を用意して持っていかなきゃいけない・・・
今ではワークフローで処理するのが当たり前になっていて、
チャットアプリと連携することで、
ワークフローのシステムに入らずに承認が済んでしまうものも出てきています。
第１位 会議
会議というのは何かしらの問題を解決するために話し合うものですが、
アウトプットのない会議が多すぎるように思います。
よくあるのが進捗会議。
「○○が△△まで終わっていて、いま～□□な状況です」
という情報共有までで終わっていて、
肝心な問題と解決策が出されていないことが結構多く見られます。
それじゃただの成果の自慢大会です。
「いや、状況は資料見れば分かるんで、その先の話を初めからしてください。」
といつも思います。
（その代わり資料には必ず目を通します。）
あと問題なのは、会議のための会議。
仲間内で合意を形成して作戦を練っておこうという意図でしょうけれども、
そこまで議論が道筋どおりである必要あるんですかね？
会議のための会議をやっているうちに、ゴジラにやられちゃいますよ！
番外編 レクリエーション
個人的な感情が強いのでランクインしなかったのが、会社のレクリエーションです。
新人歓迎イベントや社員旅行、忘年パーティなどが私の会社にはあります。
しかし、仕事以外の時間をプライベート活動に費やしたいと考える人もいますし、
自分のように会社の人間とか関わりたくない人もいます。
時間をどう使うかの価値観が多様にも関わらず、
何でもかんでも会社が場を作るのは余計だと思います。
まとめ 会社は無駄の宝庫
人が集まると無駄なことってたくさん生まれるんですね。
- 今自分が置かれている状況で何が問題なのか？
- どうすれば最適になるのか？
ということを常々考えています。
無駄があるということは改善の余地があるということなので、
諦め切れません。
